首先我们选中一个工作表，双击其工作表标签，将其改名为“基础数据”。然后将四个科室的班级名称依次分别输入在A列至D列的单元格中，每一科室单独一列。科室的名称可放在该列的最上面一行。在E1单元格输入“科室”，并在其下方单元格中分别录入各科室名称。如图1所示。

图1

　　选中A列单元格区域，然后点击功能区“公式”选项卡“定义的名称”功能组“定义名称”按钮右侧的小三角形，在弹出菜单中选择“定义名称”命令，打开“新建名称”对话框，如图2所示。确认在对话框“名称”输入栏为“微机科”后按确定按钮关闭对话框。这样就可以把A列单元格区域定义为“微机科”了。

图2

　　用同样的方法选定B、C、D各列，分别以各科室名定义相应的单元格区域。

　　选定科室所在的E列，将该列区域定义为“科室”。
　二、使用序列实现快速准确录入

　　现在回到目标工作表，以图3所示表格为例。选中B2:B6单元格区域，点击功能区“数据”选项卡“数据工具”功能组“数据有效性”按钮右下角小三角形，在弹出菜单中选择“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。

图3
　　单击对话框中“设置”选项卡，在“允许”下拉列表中选择“序列”，并在“来源”下的输入框中输入“=INDIRECT($B$1)”，如图4所示。

图4
　　选中C2:C6单元格区域，仍然打开“数据有效性”对话框。所有设置与图4所示相同，这是要把“来源”中的公式修改为“=INDIRECT($B2)”。要注意公式中引用方式的不同。

　　经过此番设置后，当我们把鼠标定位于B2:B6区域中某单元格时，会在该单元格右侧出现下拉按钮，我们可在此下拉列表中选择输入科室名称。而我们单击C2:C6区域中某单元格的下拉按钮时，则会显示当前科室的班级列表，如图5所示。

图5
　　用这个方法，可以快速且准确地完成数据的录入，方便有效。